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设计目标中谈到时限管理IP四要素之一,设计思路也指出知识产权行业业务多、业务周期长,这都决定了知识产权管理系统应能协助员工对代理过程中的时限进行监控管理的必要性。

IPSys商标管理系统中的时限管理是很重要的一项功能。

时限来自三方: 官方法律规定时限,客户指定时限,公司规定的时限。这三者的重要性通常是绝限日>客户时限>公司规限

IPSys商标管理系统对于每个业务会默认会有三个时限:

1. 绝限日: 官方规定代理公司答复的法律期限,不能逾越,这是法律规定。

2. 作业时限: 这是公司流程管理员在满足绝限日的前提下,给代理人下的时限,通常会比绝限日提前一段时间,在紧急情况下也可能与绝限日一致,但不会晚于绝限日。这个时限会根据绝限日客户时限公司时限最早的那个来进行设置。

3. 跟进绝限: 这是下一步官方动作的监控,例如补交证据、提实审等。

 

在有些系统中可能还会有客户时限,但这其实是不必要的,设置后反到会导致代理人就不采用作业时限了。IPSys商标管理系统设计时是希望绝限日跟进绝限由流程来监控。作业时限由流程和代理人共同监控。代理人只要严格遵守作业时限即可。如果代理人光看绝限日客户时限,而不是遵守作业时限,这会导致最后给流程人员剩下的作业时间极少。因此这需要从管理上作严格的规定来进行解决。

自定义时限字段:

上面的三个时限在基本满足大多数要求的, 但如果代理所还有其自身的流程环节,需要监控其它时限,IPSys商标管理系统也支持。

IPSys商标管理系统的每个业务还包含4个自定义的时间字段供用户使用,用户可以修改其名称,可以将其设为时限字段进行监控。IPSys商标管理系统的每个业务的备注列表里可以记录无限条附加信息。

 

提醒的方式:

IPSys商标管理系统中时限的提醒是以不同的颜色来标记时限的远近,会根据到期1、3、7天分别以不同的颜色进行醒目显示。这个颜色和到期的时间间隔都可以由用户来设置。无论是流程还是代理人只要登录系统就能以列表的方式看到这些时限信息,这个提醒方式和用户使用Excel时是一致的。如下图所示,每个代理人都可以在"我的时限"或"我的案件"中一目了然地同时监控到3个时限,非常方便。

有的系统可能会使用邮件的方式提醒用户,但我们通过对用户调研,发现这种提醒会导致邮件太多,而且邮件的内容始终不是实时的, 因此也不太准确。使用IPSys商标管理系统, 员工应该和使用Outlook一样主动一上班就登录系统,主动查看我的时限。由于目前IPSys商标管理系统运行后台任务,因此当最小化后IPSys商标管理系统对系统CPU和网络带宽的占用率均为0, 因此用户登录系统后不用退出系统。

时限与作业内容是一起使用的,表示什么时间前完成什么工作。对于当前作业内容和跟进官方作业内容我们都是对整个知识产权行业的作业内容进行了规范化,总结了十几种常见的作业内容供用户选择。

时限的自动计算:

对于法律有明确规定的时限,在录入官文时自动进行了时限计算,下面是我们整理了所有主要业务的几百种官文录入后应该自动进行的时限计算规则。

对这种计算规则,用户也可以在IPSys商标管理系统对应的业务类型类左侧的官文中看到。

在交局时也可以自动除时限(但默认情况下系统不消除时限,需由用户手工除时限),下面就是我们总结的几百种交局后对应的时限的消除或建立的列表。

上面由系统自动建立的时限或消除的时限都可以由流程人员在业务信息里进一步核对和修改。IPSys商标管理系统目前不存在由系统自动在后台设置而用户不能修改的业务数据(操作日志和登录日志除外)。