下面以中国发明专利注册申请业务为例说明在IPSys知识产权管理系统中新建业务的过程:
提示:下述步骤中的(1)、(2)、(3)...等数字在图片中都有红色数字1、2、3...相对应，既表示该操作在图片中的位置，也表示点击的顺序。
1.在导航栏上切换到案件管理(1)导航树, 然后选中导航树中的所有案件(2)节点。
2.申请号查重(注册申请业务不需该步骤)：如果是非注册申请业务(如变更，转让，续展、海关备案等)，需要在所有案件(1)的条件输入面板中的申请号(2)字段里输入申请号进行检索(3), 根据检索结果进行不同的操作：
a.如果该申请号已经存在,即检索的结果数等于1(1)，则打开(2)该申请号所对应的案件，然后在该案件里新建业务。
b.如果该申请号不存在,即检索的结果数等于0(1)，则根据下面的第3步先新建(2)一个案件，然后再在该案件里新建业务。
注意: 在IPSys知识产权管理系统中，每个申请号唯一对应一个案件(权利)，无论该申请号所对应的权利发生过多少次转让，也不论业务面向的官方是专利局、法院还、海关、工商或其它官方，在本系统中均需在该案件下新建业务，而不能新建一个同申请号的案件，因此上面的检索结果数不能大于1。这样就能在一个案件中完整地管理该案件的全生命周期。
3. 新建案件：点击表格工具栏上的新建
(1)按钮，会出现案件类型选择界面：
上述界面的介绍可看帮助文档的新建案件章节。本教程新建的是中国发明案件, 因此上面的保护国家(2)选中国，案件类型(3)选发明，然后点确定(4)按钮，便进入了专利案件信息录入界面。
4.刚打开专利案件信息录入界面时，我方案号(1)为空，界面下方的业务列表(2)也是空白，此时案件信息还未保存到数据库，因此并未分配我方案号，也不能创建业务。
5. 点击工具栏上的保存(1)按钮，保存案件信息到数据库, 这时系统会自动为本案生成一个唯一的我方案号(2)，下方的业务列表(3)也显现出来了。
案件信息应与授权官方的信息保持一致。如果是案件还未注册申请，案件信息初始几乎都为空，随着案件申请过程的发展及后续官文的录入，案件信息会不断的完善起来。
在上述信息中有两项信息需要注意：
1. 我方案号:系统默认生成的我方案号的规则是:2位的年份+4位流水号，如果4位流水号的长度不够也可以增加长度。用户也可以不使用系统自动生成的我方案号，而是自己手工录入我方案号。
2. 进入途径:进入途径对于发明/实用新型/商标有效，表示是否使专利的PCT进中国或者商标的马德里进中国,例如:对于发明专利，如果进入途径选择国际申请，就表示该案是PCT进中国发明案件。
如果第一次来的是新申请业务，有些信息项如申请号、申请日等都是空的，但在后续录官文的时候会逐渐补充完整。如果第一次来的是非新申请业务如变更、转让、续展等，录入人员应根据授权机构方公布的信息把这些著录项补充完整，即与授权官方公布的信息保持同步。
还有些信息项如发明人、申请人、优先权、保藏单位等需要根据具体的专利来录入，这些信息刚立案时也可能会不完整，需要流程或代理人员提醒客户提供这些信息来逐渐补充完整，这些信息项的介绍可看专利案件。
6.新建业务：点击业务列表工具栏上的新建(1)按钮，会出现如下业务类型选择界面：
我们要新建专利注册新申请业务，所以在上面的业务类型(2)中输入快捷码SQ进行过滤，选择专利注册申请业务，然后点击确定(3)按钮，便进入了业务信息录入界面。
7.刚打开业务信息录入界面时，会自动生成默认的业务号(1)和立卷日(2)，此时业务信息还未保存到数据库，因此界面下方的客户信息、员工列表(3)等信息还不能录入。
点击工具栏上的保存(1)按钮，保存业务信息到数据库, 下方的客户信息、员工列表(2)等信息就出现了。
业务信息介绍可看帮助文档的业务章节，这里对如下几项信息进行说明：
业务号：业务号由系统自动生成，用户也可以修改业务号。业务号的前6位是该业务所属案件的案号，后面的字母代表该业务的分类,系统默认为A(申请类)、S(查询类)、Q(咨询类)、W(监控类)、L(法律类)、O(其它类)，这种分类可以区分不同业务的特点和价值。如果同一类业务有多个，在字母后面还会有数字表示该业务在该类中的序号。
法律状态: 与官方的动作相对应, 法律状态初始为空，法律状态通常随官文的录入而自动改变，用户也可以手工录入法律状态。
处理状态：处理状态与法律状态相对应，表示如何应对官方法律动作。处理状态通常随着交局事项的提交而自动改变，用户也可手工调整。
绝限日：绝限日表示官方或客户要求的一项业务动作最晚什么时候完成。绝限日和法律状态一样通常随官文的录入而自动改变，用户也可以手工录入绝限日。绝限日是外部时限，是客户或官方要求代理所完成业务动作时限。
作业内容、作业时限：如果完成官方或客户要求的业务动作需要分多步逐渐完成，这里可以填写当前步骤的作业内容及完成时限，要求作业人员最晚应在何时完成作业内容。作业时限是内部时限，是代理所内部管理人员要求作业人员某步动作的完成时限。作业时限不应晚于绝限日。
跟进动作、跟进绝限：表示下一步需要完成的业务动作及时限。
每个业务通过绝限日和跟进绝限提供了同时监控两套业务实现监控的功能，绝弦日是监控当前作业内容的时限，跟进绝限是监控下一步作业内容的时限。
8.时限设置：业务信息中的时限信息特别是绝限日和跟进绝限很重要，我们需要结合官方、客户、公司三方的信息来设置时限，时限应取三方规定中的最小值。对于本业务，我们这里在绝限日(2)里录入一个月的时限。作业内容和作业时限用户可根据实际情况设置，例如：本业务将作业内容(1)设置为交局，作业时限(2)设置为早于绝限日3天。
上图中的时限设置表示的含义是：客户要求本专利注册申请业务最晚在2014-08-31前提交到专利局，而流程负责人要求代理人应最晚在2014-08-28日前完成并提交到流程交文k处。
9.分案:业务新创建时，在员工列表(1)中默认会出现立卷的员工，此时该业务及所属案件仅该员工可以在我的业务和我的案件里可以检索到，其他员工看不到，如果需要其他员工看到该业务，应在员工列表中添加(2)该员工，并设置其角色，这就将该业务分配给该员工了。
点新建后会出现如下员工添加界面，在这里可以选择员工及员工的类型(1)。
员工的类型(1)中有两个类型最重要：
a.主办(代理)人:这表示所选员工是该业务的主要负责人、实际代理人，在账单主办人及出函模板里的代理人默认会使用该员工信息。
b.名义代理人: 这表示所选员工是出现在专利请求书上的名义上的代理人，名义上该业务由该员工负责，但实际上并不由该员工负责，该员工也不监控该业务的时限。
由于"代理所"的代理人和及官方请求书上的代理人表达的意义不一致，因此在本系统中明确改称为主办(代理)人和名义代理人。
当分案完成后，被分案的员工就可以在其工作区(1)中我的业务下的时限监控(2)中看到该业务(3)了，如下图：
员工也就可以选择该业务，然后使用表格工具栏上的提交、出函、账单、指令、电子卷等功能对该业务进行操作了。
经过上面的9个步骤，就介绍完了在IPSys知识产权管理系统新建业务、建立时限、并分配给了员工的过程。
当然，对于案件信息中还有发明人、申请人、优先权等信息需要根据实际情况来录入，业务信息中也有客户、客户联系人、客户案号、申请人案号等信息需要根据实际情况来录入、纸件是否扫描成电子件并存入电子卷等。对于这些信息谁来录入、什么时候录入、哪项信息先录入、那项信息后录入、录入成什么样子、遵循什么录入规则、是否需要其它员工复核等等，IPSys知识产权管理系统均不作要求，留给代理所自行制定管理规则来做规定，这样能提供了更大的灵活性。
对于信息录入这里提几个建议供参考:
1. 所有来的纸件(信函、传真等)均扫描成电子件并存入到业务电子卷，客户来的纸件存入业务电子卷的客户来子目录，官方来的纸件存入业务电子卷的官方来子目录。
2. 所有来的电子件(邮件)均打印成纸件并夹到纸卷中。邮件也应拷贝或拖入到业务电子卷的相应子目录中去。
3. 对于客户来的信函、传真、邮件的纸件中提到的时限相关的文字用萤光笔作标记，指令相关的文字用另一种颜色的萤光笔做标记。
4. 所有交局的文件均存一份电子件到业务电子卷的去官方子目录。
5. 所有发送给客户的邮件或信函也应存一份电子件到业务电子卷的去客户子目录。
6. 英文发明名称：所有实词的首字母需大写，虚词小写。 在子界面的编辑工具栏中有首字母大写功能可方便该项操作，但对于虚词需要手工将首字母变为小写。